Wenn du dich entschieden hast die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, gelten einige Vereinfachungen für dich. Aber auch wenn von dir als Kleinunternehmer-/in keine Umsatzsteuer erhoben wird, gilt das Umsatzsteuergesetz trotzdem. Denn hier wird unter anderem auch geregelt, welche Bestandteile eine Rechnung enthalten muss.

Auch wenn Gesetzestexte häufig kompliziert formuliert und für Laien nahezu unverständlich sind, ist das hier glücklicherweise nicht der Fall.

Achtung: Dieser Artikel enthält das Ergebnis meiner Recherche sowie meine eigenen Erfahrungen als Kleinunternehmer und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für eine rechtsverbindliche Auskunft zur Rechnungsstellung wende dich bitte an einen Steuerberater.

Kurz und knapp: Das muss auf deiner Kleinunternehmer-Rechnung stehen

Keine Lust einen langen Text zu lesen? Das muss als Kleinunternehmen auf deine Rechnung.

  • Vollständiger Name und Adresse von dir, bzw. deinem Unternehmen.
  • Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers.
  • Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Das Rechnungsdatum.
  • Eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Was geliefert oder welche Leistung erbracht wurde.
  • Wann die Waren geliefert, bzw. wann die Leistung erbracht wurde.
  • Hinweis darauf, dass du Kleinunternehmer nach §19 UStG bist und daher keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, wenn du Bauleistungen an Privatpersonen erbringst.
Beispiel Rechnung Kleinunternehmer

Notwendige Rechnungsangaben laut Gesetzestext

Welche Informationen eine Rechnung enthalten muss, steht schön aufgelistet in §14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz).

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1.den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,

2.die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3.das Ausstellungsdatum,

4.eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

5.die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

6.den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,

7.das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,

8.den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,

9.in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und

10.in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Erläuterung zu notwendigen Rechnungsangaben für Kleinunternehmer

Konkret bedeuten die einzelnen Punkte im Gesetzestext folgenden.

  • Dein vollständiger Name (Einzelunternehmen) oder der Name deines Unternehmens (z.B. bei einer GbR) sowie die komplette Adresse muss auf der Rechnung stehen.
  • Der vollständige Name sowie die vollständige Adresse der Person oder des Unternehmens, an die du deine Leistung erbracht hast.
  • Deine Steuernummer. Wenn du eine Umsatzsteueridentifikationsnummer hast, dann kannst du die Steuernummer weglassen und stattdessen die USt-IdNr. angeben.
    Warum du das meiner Meinung nach auch tun solltest, habe ich im Beitrag [Warum du als Kleinunternehmer/-in eine USt-IdNr. beantragen solltest] aufgeschrieben.
  • Das Datum, an dem du die Rechnung erstellt hast.
  • Eine Rechnungsnummer. Diese muss eindeutig und fortlaufend sein. Es darf also niemals zwei Rechnungen mit derselben Nummer geben. Am besten machst du es dir einfach und vergibst einfach fortlaufende Nummern, indem du bei der ersten Rechnung mit Nr. 1 beginnst, die zweite Nr. 2 usw.
  • Eine Auflistung der Artikel die geliefert wurde, bzw. der Leistungen die erbracht wurden.
  • Der Zeitpunkt an welchem geliefert wurde, bzw. an dem die Leistung erbracht wurde.
    Denn es ist durchaus möglich, dass du eine Leistung abrechnest, die du beispielsweise vor einigen Monaten erbracht hast.
    Wenn das Rechnungsdatum mit dem Liefer- oder Leistungsdatum übereinstimmt, dann kannst du auch einfach in einem Satz darauf hinweisen. Z.B. „Das Rechnungsdatum entspricht dem Lieferdatum“.
  • Die Aufschlüsselung nach Steuersätzen entfällt, da du als Kleinunternehmer-/in keine Umsatzsteuer ausweisen darfst.
  • Dafür muss deine Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist und daher keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Es ist wichtig, dass der Paragraf genannt wird.
    Z.B. „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • Wenn du Bauleistungen an Privatpersonen erbringst, musst du auf die Rechnung schreiben, wie lange diese aufbewahrt werden müssen.
  • Wenn die Abrechnung im Gutschriftsverfahren erfolgt, dann muss auf dem Beleg das Wort „Gutschrift“ stehen. Es darf also keine „Rechnung“ mit negativem Betrag gestellt werden.
    Beim Gutschriftsverfahren wird die Rechnungserstellung zwischen Lieferant und Kunde umgedreht. Anstatt dass der Lieferant dem Kunden eine Rechnung stellt, stellt der Kunde eine Gutschrift an den Lieferanten aus. In beiden Fällen muss der Kunde dem Lieferanten das Geld überweisen.

Wodurch unterscheidet sich die Kleinunternehmer-Rechnung von einer „richtigen“ Rechnung?

Der oben zitierte Gesetzestext gilt für alle Unternehmen, unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder nicht.

Das bedeutet: Die Rechnung eines Kleinunternehmers unterscheidet sich von einer „richtigen“ Rechnung nur dadurch, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG notwendig ist.

Vorsicht bei Auslandsgeschäften als Kleinunternehmer

Unsere Kleinunternehmerregelung gilt nur in Deutschland. Wenn du Geschäfte mit Unternehmen im Ausland machst, gelten deine steuerlichen Vereinfachungen nicht und du kannst die Privilegien der Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen.

Das Thema Auslandsgeschäfte wird sehr schnell komplex. Insbesondere deshalb, weil deine steuerliche Situation immer unterschiedlich ist. Je nachdem ob du kaufst oder verkaufst und ob du Geschäfte mit Privatpersonen oder Unternehmen machst.

Wenn du planst Auslandsgeschäfte zu machen, solltest du dich insbesondere als Kleinunternehmer-/in von einer Fachperson steuerlich beraten lassen.

Im ungünstigsten Fall kaufst du Waren oder Dienstleistungen bei einem ausländischen Unternehmen (du musst also etwas bezahlen) und das Geschäft unterliegt dem Reverse-Charge-Verfahren. In diesem Fall muss nicht der Rechnungssteller, sondern der Empfänger (du) die Umsatzsteuer abführen.
So kannst du in die Situation kommen, dass du Umsatzsteuer abführen musst, jedoch keinen Vorsteuerabzug geltend machen darfst. Du verschenkst also nicht nur Geld, du musst dann auch als Kleinunternehmer-/in eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Wenn du solche Geschäfte durchführen möchtest, ist es wahrscheinlich sinnvoll, auf die Kleinunternehmerregelung komplett zu verzichten und sich steuerlich beraten zu lassen.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer zum Download

Vorlage Rechnung Kleinunternehmer zum kostenlosen Download in zwei Formaten.

Rechnungsvorlage für Word (DOCX-Format)

Rechnungsvorlage für OpenOffice (ODT-Format)

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